【5分でできることは5分でやろう】それが生産性向上の第一歩

日本の労働生産性は先進国中、最低レベルですね。製造業は2000年くらいまでがんばっていたようですが。

海外にいくとお店の店員さんが定時前にそわそわしたり、なんならさっさと店を閉めてしまうことに出くわしたことないですか?

一方、日本では絶対そんなことはなく、毎日一生懸命働いています。どう考えても日本人はよく働いている(≒生産性が高そう)に見えます。

今回は生産性を向上させるために必要なシンプルな話。

生産性=OUTPUT/投下時間

だから海外は生産性が高いのかもしれません。定時できっかり帰るから当然投下時間が少ない。

日本だってよい施策やってますね、残業抑制、プレミアムフライデー、この式だけでいうと生産性はあがります。

もちろん投下時間が減少するからです。

時短で働くお母さん達はいつも生産性高いです。子供を迎えにいくという時間的制約があるからですね。

つまりいかに投下時間を減らせるかが勝負なんですね。

標準時間を決める。

タスクの標準時間をきめたらよいと思っています。例えばこのタスクは5分でやる。という目標を設定します。

そうすれば一日の計画も立てやすいし、定時時間内に終えることができそうですし、定時内に終わらなくてもあと〇分で終わるかわかります。

時間を優先して、品質がおろそかにするな。という意見

さて、標準時間の話になると決まって出てくるのがこの意見。その気持ち、言いたい気持ちはわからなくもないですが。

標準時間を決める =品質をおろそかにすることと同義ではありません。

品質を担保するための手順を作り、そこに標準工数を設定すればよいと思います。

それで品質担保できないなら担保するために必要な手順ができていないのであり、どんなに早くこなしても標準工数を達成できないなら間違った標準工数を設定しているんですね。

なのですぐ改善すればよいと思います。もちろんただ基準を緩めるのではなく、どうすれば品質と標準時間を達成するか?です。

つまり標準化とは品質から手順と工数を決める行為と言えます。

私はできるけどみんなが・・・という意見

ちょっと進むと、私は品質も担保できるし、標準工数内にできるけどみんなができないのでは?という方がいます。

そうですね、この話は最初からあなた一人の話をしているんではなく、チームの話にしないといけないですね。

一人でがんばっても生産性に寄与する割合は限定的です。

だから品質も担保できる、標準工数内でできるあなたが手順を作り、標準工数を設定するとよいと思います。

チームメンバーが同じ品質で、同じ工数でできるようになったら間違いなくチームの生産性は向上しますね。

標準化は製造業(大量生産)にしか有効ではない。という意見

次に出てくるのはこの意見。これもわからなくないですね。

製造業の標準化は有名ですからね。たしかに大量に同じものを作るのなら、品質も手順も決められそうです。

対して自分たちが行っているのは製造業と違って、日々異なることをやっているので標準化できないんですよねーという意見。

確かにすべて工場のラインのように決められたタスクはやっていないと思いますが、本当に日々異なることだけをやっているのでしょうか?

この意見を主張する人の大半は、ご自身で毎日同じことを繰り返しているものもあることに気づきながら、ルーチン化できていない方が多いです。

一回どのくらいかかっているか、その作業はどれくらいの頻度で行っているか。本当に自分しかできないことなのか?観察してみるのもよいと思います。

納期で仕事をするのではなく、工数で仕事をする

いろいろな意見がありますが、伝えたいことは、納期を見てタスクをこなすのではなく、工数を決めてタスクをこなすこと。

5分でできることは5分で品質は担保できているんです。

それを納期まであと30分あるからといって30分やり続けても品質は大してあがりません。過剰品質を作りこんでいることもあります。

”じっくり時間をとる”ことは”良いアイデア出す”ための必須条件ではありません。アイデアを出すために時間を確保するのはナンセンスと思います。

アイデアとは時間を確保するのではなく、常に考えていることが重要だからです。いつ何時よいアイデアを思いつくかわかりませんから。

最後に

チームの生産性を向上させるためには?という観点で書いてきましたが、生産性向上がゴールではなく目標です。

標準化で空けた工数を、再現性の担保(自分以外の誰でもできる仕組み化)や、サービスや顧客の付加価値向上に使うことが重要です。

変化が激しい時代だからこそ、日々取り組んでいる業務に規則性を見出し、仕組みを作り、改善に努めることをお勧めします。

つまり自分が変わり続けるために対象タスクのルールを攻略し、即マスターし、即手放すこと

おしまい

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