【タスク管理表】なのに管理しづらくなる6つの特徴

はじめに

管理しているのに管理工数ばかりかかってタスクが思うように進まない。それは色々なものが増えていき、大切なことが曖昧になっているからです。

今回は管理表のよく陥りがちな不細工な管理表の事例を元に書きます。

tasklist

更新者が増えていく

みんなで進捗を共有してるからオッケー!?いいえ、たいてい散らかっていきます。(共有は良いと思いますが。)

各自が追列、追記、編集、更新しているが、他のメンバーの役割、責任の範疇をしらない。そして自分自身もわからない。管理迷子。

<対策>
管理者を決め、役割分担を明確にする。管理者は一人で十分可能。更新者は複数いても良いがルールを明確にすべき。

※備考
コレもしかしたらスプレッドシートの弊害かとも思ってます。エクセルは共有違反があったけど、自由度が増した分乱れていくという…レベルの高いメンバー、能動的なメンバーだけで構成されているとうまくいくのかもしれませんが。

列が増えていく

あれも重要、これも必要!でどんどん管理項目(列)を増やしていき、横スクロールしないと確認できない。でも横スクロール中に何を確認したいか忘れてる。。。

<対策>
列は最小限にとどめ1画面で全体が見渡せるようにする。どうしても横スクロールが必要なら表示固定する。

※備考
何を管理すべきか?優先は何か?判断することが一番難しいようですね。稀に固定列が多すぎて横スクロールがわずかしか表示されていない表にも出くわしますw

列幅も増えて(拡がって)いく

管理項目に正式名称で記述するとどうしても字数が増えてしまって。。

<対策>
ギリギリわかる短縮形にする。4文字で2文字改行とかしてます。

※備考
命名はけっこうセンスが問われますw

行幅も増えて(拡がって)いく

詳細を文章で記述し始めたら、列幅と共に行幅もどんどん太っていく。

<対策>
末列に備考列を一列だけ作ってそこに記載する、この列は1画面表示の対象外とする。記載内容に規則性が出てきたら列を追加すべきか検討する。

※備考
・入力規則を活用する。
・安易にメモ欄(列数)を増やさない。

空欄が増えていく

更新が追いついていなくてよりも厄介なもの、それはこの空欄が管理不要なのか、未対応なのか、確認していないのか、がわからないこと。タスクを管理するのではなく、空欄を確認することに追われていたりします。

<対策>
空欄の禁止、–(ハイフン)を使う。

色が増えていく

例えば初期のルールが下記だとして
・未対応桃色セル
・対応中黄色セル
・対応済灰色セル

次に現れるのが
・これヤバイっじゃん!行全体を赤色
・◯◯さんに確認しないと!橙色セル
・とりあえず保留。。。→灰色文字
・・・

気がついたらガチャガチャな表、見辛いだけで色の意味を成していない

<対策>
・初期ルールで充分対応可能。条件付き書式を使う。
・もしくは色はいらないかも。

心当たりあるのでは?

最初に一度じっくり考えて管理表に表現し、忠実にルールを守る、守ってもらうことが重要です。

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