先日、クライアントさんとのMTGで何気なく作成した進捗管理表にとても感動してくださった！ので共有したいと思います。
今回は必要最低限のことはエクセルでカンタンにできる！という内容です。
プロジェクト管理のプロでない限りこれで十分と思います。いやいやもっとちゃんとしないと！という人は（≒管理に時間かけたかったら笑）専用ツール使うと良いと思います。
4つの基本構成
ところでみなさんは今までいったいどれくらい進捗管理表を作ってきたのでしょう？
業種、職種問わず少なからず作成してきたのでは？と思います。
私も同じです。管理のための管理とか、更新するだけで膨大な工数がかかるとか、ツールを導入して設定が楽しんだだけで力尽きたとか、いろいろありますよね。
そんな経験をしながらだんだん洗練させていったのが今回ご紹介する簡単進捗管理表です。全体像は下記の通り。
大きく分けて下記４つの領域で構成されています。
1.WBS領域（いろいろ書くところ）
2.入力規則領域（上記1に制約を設けるところ）
3.ガントチャート領域（線を引くところ）
4.工数負荷領域（忙しさを可視化するところ）
一つづつ順を追って解説していきます。
1.WBS領域
ここは一番情報量が多いところ、いろいろ書きたくなってしまいますが、今回の趣旨はシンプルで継続させる（継続すれば成果は出るので）ぐっとこらえていただきたいと思います。
ちょうど私が使ってるMacbookはなんの端子もついてない。個人的にはイヤフォンジャックも取っちゃえばよかったのにと思ってるくらい。多少制約条件加えて使いづらい方がパフォーマンスを発揮するものです。
『項目は最低限に』
最低限必要なのは、分類・タスク・担当・納期・進捗・備考くらいで良いでしょう。他にも必要なら適宜足してください。あまり列を増やすのはスクロールエリア（≒ガントチャート領域）が狭くなるし、どーせ更新しなくなるので笑、オススメしません。
『予実は１行で表現』
一般的なツールは予定・実積を分けて２行で表現したりしますが、今回の管理表では予実はガントチャート上に１行で表現します。理由はカンタン、２行にすると管理が面倒、そしてとても見づらいからです。
『列と行の表示固定』
読んで字のごとく。エクセル使い慣れている人なら当たり前に使ってますが、意外と知らない人いるんです。
さらにスプレッドシートは表示固定がドラック＆ドロップでできることみんな知らない！今年だけでたぶん30人くらいに教えてあげましたよ。
『備考にダラダラ書かない』
良かれと思ってこれでもかー！と記載される方いますがここは一言くらいで終わらせましょう。だって所詮”備考”だもの。
2.入力規則領域
『進捗は４つで十分』
これも経験値からきていますが、進捗は未・中・済・保（保留）だけで十分です。ほかのことはオリジナリティ出してもよいですがここは譲れない。４つで十分！
※まちがっても0%→25％→50％→75％→100％とかやらないほうが良いですよー
実際のだれも正確かどうかわからないし。
『入力規則』
似たような異なる情報（表記揺れ）は無駄な精査タスクを発生させてしまうので可能な限り制約を設けましょう。半角指定指定とかも地味に効きますよ。※特に非IT系には効果てきめん。
『簡易集計』
例えば分類の内訳を簡易集計するには、入力規則を検索キーに活用して算出すると便利です。私は分類を”技能”で分けたりします。後ほど説明する工数負荷を見て、山崩し（工数負荷分散）する時便利です。
3.ガントチャート領域
『着手中（⇒）と納期（▼）のマーク』
ここが一番感動されたポイントです。予定線を⇒⇒⇒と記入して、納期に▼を記入。予定通り進捗していたらそのまま、納期遅延は納期印▼の翌日から⇒⇒⇒で遅延を表現します。これで遅延してるのは一目瞭然。
『納期はどちらから関数で取ってきても良いかも』
WBS部分で数値入力するか？ガントチャート上で▼入れるか？どちらにしても関数が得意な人ならサクッと料理できますね。
『Today表示』
まあ、趣味レベルですね。これも関数駆使すればカンタンです。
『納期はズラさない』
進捗管理が初心者な方、グループは納期遅延しても最初に立てた納期をズラさないことをオススメします。一回真っ赤になることを経験したほうがよいです。納期遅延の原因の大半は計画力が未熟だからです。
4.工数負荷領域
『工数の山積み→山崩し』
もうひとつ感動していただいたポイントです。上図に示したように、日毎に担当者別工数負荷を可視化する。これも関数が得意な方ならソッコーだね。※SUMIFSとか？知らんけどw
製造業では昔から当たり前の工数山崩しという考え方で、私も15年くらい前にお客様の工場でやってました。この考え方は人リソースだけでなく加工機等のものも管理可能です。
『負荷を色分け』
便利機能としてタスク数に閾値設けて色分け表示（条件付き書式）するとわかりやすいですね。
テンプレート共有
テンプレートを用意しました！活用してみてくださいませ。
※あー、関数ちがってるよ！とか、こうすればもっとよい！とかいじめないでねーw
さいごに
今回は進捗管理表の紹介でしたが、改善の本質は成果を出す。です。管理のための管理、報告のための管理になってはいけない。管理は限りなくシンプルに。
そしていづれは人が人のタスクを管理ことは無くなると思ってます。これは作業ですから。（ちょっと言い過ぎたw）
関連記事
コメントを残す