【計画力】を身につけると手が遅くても納期を守れるよ。

はじめに

自分でできる。と設定した納期、または引き受けた納期なのになかなか守ることができない。

新卒ならいざ知らず、中堅になっても納期を守れない人は意外と多くいます。

彼らにはいったい何が足りないのでしょうか?単純に、仕事が遅いからどうしようもないと諦めていませんか?

今回は自分で設定した納期までに確実に完了させる計画力と実行力の身につけ方についての話です。

納期遵守=計画力×実行力

納期を遵守するために、必要なスキルを要素分解すると納期を設定する計画力と、計画に従い取り組む実行力に分解できます。

納期に間に合わせることができないのは手が遅くて計画通りに行かないことが原因と考えがちですが、立てた工数見積が甘いと言えます。

自分は手が遅いからこれくらい工数がかかりそうだ。という認識の上で計画に折り込めば間に合わせることができますね。

計画と実行と実績には下記の関係があることを憶えておいてください。

当たり前な図であり納得感もあると思います。計画して、実行して、実績をまとめ、次の計画に活かす。

ではなぜ納期を守ることができないのでしょう?それはある”順番”に関係していると考えます。

計画立案する順番

まず計画について考えて行きます。計画立案は通常最終目標からブレイクダウンするので長期から取り組み始めますね。

・・・→1→Q→1ヶ月→1週間→1日というように。

例えば事業計画をイメージしてみましょう。長中期計画に始まり、今期、半期、今月の売上、採用、育成計画をブレイクダウンして行く感じです。

逆に小さいところからの積み上げで計画を立てたら目標に到達しないですよね。

計画する順番は大→中→小です。

スキルを身につける順番

次にスキルアップ(計画力→実行力)について考えて行きます。これは短期からです。

1→1週間→1ヶ月→3ヶ月・・・というように。

経験が浅い時にいきなり1年後の姿を定義してと言われてもできないですよね。

スキルをつける順番は小→中→大です。

納期を守れる期間=計画できる期間

計画力、実行力がまだ不足している状態で、例えば上司から計画が提示されて来るんですね。

スキルと計画の間にギャップ、これが納期が守れない原因。

仕事が遅いんだよ!って言われたらその通りなんですが即解決はしないですね。

つまり、ちゃんと計画を立てるにはちゃんと自分で実行して実績を積む必要があるんですね。

自分をコントロールできない人に、計画立案をすることは無理ということです。

では、新しいこと取り組む時はまた最初から?という質問が出るかも知れません。

安心してください。計画力と実行力(を判断する力)には汎用性がありますので、まずは一つのテーマに対して極めてください。

力をつける順番と計画立案する順番

話を戻しまして、計画立案する順番と力をつける順番には下記の関係があることを憶えておいてください。

参考までに期間に対して役職も紐づけて見ました。会社規模にもよりますがだいたいこんなイメージかと思います。

つまり1日の納期を守れる(予実を合わせることができる)人は1日の計画を立てることができるということです。当たり前ですね。

自分をコントロールする訓練

ではどのように計画力、実行力をつけて行くか?具体的な取り組み方について書いて行きます。

1.計画を立てる

朝早めに出社し10分程度で本日のタスク列挙優先順位順に並べその工数を見積してみる。

最初からうまく行かないです。大抵の人がタスクの列挙すらできないと思います。

でも恐ろしくないですか?その日にやることを把握せずに働いているなんて。そんなバカな!と思うかも知れませんが、多いですよこういう働き方の人。

今日、私は何をどこまでやるんだろう?

計画なんて立てても差し込みタスクばかりで。。と言う人もいますね。

でも差し込みタスクがいくら入ろうが計画力には関係ありません。実績として差し込みタスク**:(**H)て書けば良いだけです。

ごちゃごちゃにせず切り分けましょう。

目的は計画力をつけることであり、計画通りに遂行するのは先です。

大切なことは計画を立てること

タスクが列挙できなくても、優先順位がわからなくても、どれくらい工数がかかるかわからなくてもやり続けることです。

2.実行する、ログを取る

計画を意識してタスクを順番に従い、工数見積通りに完了させるように努力する。

やってみないとわからないと思いながら取り組むより、◯時までに完了させる。と決めて取り組む方が圧倒的に早く終わらせることができます。

実行力の身につき方が全く変わってきます。ぜひ試して見てください。

差し込みタスクが来ても慌てず騒がず、優先順位を見極め、取り組む。

計画タスク、差し込みタスク共に実績ログをとっておきましょう。

3.業務報告を書く

最後に、計画と実績を比較し振り返りを行いましょう。業務報告を書くのが良いでしょう。

業務報告を上司への報告(サボってないよ!)のために使うのではなく、自分のために活用しましょう。

さて、朝に立てた計画通りにタスクを遂行できたでしょうか?これもなかなかうまくいかないと思います。

最初はGAP(オーバーもショートも)が大きいはずです。それがあなたの現在の実力です。

4.フィードバック

その結果を翌日からの計画にフィードバックかけましょう。

計画に対して実績がオーバーしていたら見積工数を多めに設定しましょう。

まず身につけるべきは計画力です。

GAPを最小限に抑えられるようになったら、次は見積工数を少なく設定し、実行力をチューニングしましょう。

面倒だし、ヒマないし、テンパるし

そんなにだるいことしてられないよ!と今までの自分のワークスタイルを正当化する人がいます。

今までどれだけの時間を失ってきたのでしょう?それこそもっとだるい時間だったはず。

忙しくてそんなヒマない!と言って目先のタスクに忙殺されてしまう人がいます。

今まで何に間に合ってきたというのでしょう

タスクに追われて予定をすっぽかす人もいます。本人はキィー!!!となるから周りも・・・(そっとしておこう・・・)な感じ。

これって一体誰が悪いんでしょう

クリエイティブは時間で管理されるものではない!と怒り出す人もいます。

確かに私もそう思いますが、一方で世の中は全て2:8で構成されています。

クリエイティブ要素は多くて2割程度。あとは誰でもできる作業です。

自分がダラダラしている言い訳をクリエイティブのせいにしたらクリエイティブに失礼です。

力をつけるための奇策はありません。これからでも遅くないので思い当たる節があるならすぐ始めましょう。

さいごに

いかがでしたでしょうか

前述した自分をコントロール訓練はまさにPDCAです。

自分の一日すらコントロールできない人にメンバーの計画を立てられるはずがありません

ワークライフバランス・・・なんて言う前にやるべきことやってみましょう。

バランスは人にとってもらうのではなく、自分でコントロールするものだからです。

関連記事

納期遅延の原因はサボりではない。コンサルで実践していた【ゴールから逆引き】

タスク完遂するために真っ先に行うこと、それは【ゴールの特定】

タスクをやり切れないのは最初から細かいから。いつでも提出可能な【重ね塗り】仕事術

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です