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はじめに
進捗管理をする際、小計や累計を使っていますか？
もしかしたら小計？累計？数字ニガテ！という方もいるかもしれません。
様々な進捗MTGに参加してきましたが、この「小計」と「累計」を効果的に使われていないことが多く見受けられます。
今回は言われてみると当たり前、なのになかなかできていない進捗管理の集計方法とその後の実績数字の活用についての話です。
「小計」と「累計」とは
言葉の定義をしっかり押さえましょう。
「小計」と「累計」について自分で書こうとしましたが、ググって見たら下記のサイトにわかりやすくまとめてありましたので引用させていただきました。ありがとうございます。
言葉の救急箱さんのサイトより引用
「小計」「合計」「総計」「累計」の違いを具体例で解説
よくあるシチュエーション
週次定例進捗MTGの時、こんな報告を聞きます。
週の目標5件に対して先週の実績6件です。
週の目標達成だね！では今月目標20件に対してはどう？
先週までの累計13件でした。13/20件です。
うーんよくわからないですね。
実績数字を明らかにする
知りたい実績数字を表にまとめるとこんな感じです。
表にまとめてわかったこと
・第３週だったんですね。。。ということは！すでに最終週が始まっており月目標に届かない可能性大。。。
・週目標（等分と考えて）を達成しているのは第３週だけ。。。
第何週目なんて当たり前に把握していると思われますが、残り１週という意識を持てていないことが多いです。
予実を意識する
実績だけだと毎週いきあたりばったりになります。やっぱり目標を意識しないといけません。
見えてくること
・予実GAPが明確になります。
・予定累計を意識すると報告時の断片での妥当性がわかるようになります。
PDCAを回す
・第１〜２週目に累積予実GAP-3に対する対策（としての行動）を立てます。
・上記の対策（行動）に対して行動したか、していないか？これが先行指標です。
・その効果が週目標＋１となったのか？これが遅行指標です。
P：遅行指標が向上するための計画立案。
D：対策（行動）を取り組む。
C：結果、遅行指標は向上したかチェック。
A：遅行指標がどう改善するか。
簡単だけどできてない。。
こんな簡単なこと言われなくてもわかるよ！
なんて言葉が飛んできそうです。
ですが実際はほとんど上記のようには管理されておらず、先週の小計実績だけが報告されます。
達成時→引き続き頑張ります！
未達時→なんとか頑張ります！
ようは、頑張ります！という精神論的報告。
結局、どうにもならず時間だけが過ぎていきます。
なぜか？
実際の状況はもっと複雑だからです。
規模の課題
①数字が大きい
数字が大きくても同じです。変わってくるのはその数字の達成手段です。それは別の課題です。なのでまずは数字をちゃんと把握しましょう。
②期間が長い
期間が長かったら自分の把握できる長さに区切ってみましょう。1日→1週間→1ヶ月間というように伸ばしていきましょう。
複雑さの課題
③時間的変動がある
数年間だとトレンドがあり、1年間だと季節要因があり、1ヶ月間だと月初、月中、月末要因がありそうですね。
これも計画時に小計として考慮に入れると良いです。
※計画立案についてはここでは割愛します。
④管理項目が増え、項目同士に因果関係がある
具体的には営業進捗や、採用進捗のように、前後工程との因果関係があり、前進率を管理していくものです。
これも課題ではなく、シンプルに数字管理していけば良いです。
複雑な要因は数字の表現方法、数字集計ポリシーだったりします。
※ここでは割愛します。
うやむやにせずできることからやっていきましょう。
実績数字を取りつづける事
これまで予実について小計と累計を使って・・・と書いてきました。そうなると計画が重要だと思われがちですが、計画の精度を追求するより実績数字を取りつづける方が優先です。
計画は未来のことですから、時間をかけても精度はある程度しか上がりません。
未来はわからないので実績数字を計画にフィードバックしていくという考え方です。
先述した課題は全て実績数字から学ぶことができます。
・数字の達成手段
・トレンド、季節要因、月初・中・末
・数字の表現方法、数字集計ポリシー
さいごに
進捗管理というとツール選定から始めたりする方もいるかと思いますが、まずは紙とペンでできます。基本を押さえましょう。
形が見えたら、エクセルやスプレッドシート（関数やマクロを使うのも良いですね）で効率化し、ちゃんと運用できるまで取り組みます。
最後にツールが良いと思います。
この順番で取り組めば機能につまづくことはありません。
重要なことは、目標達成のためにどの数字を追いかけるべきか？その数字を見てどう判断するか？です。
その判断するための有効な手段の一つが「小計」と「累計」です。
以上、ツールや関数より前に押さえておくべき小計と累計の話でした。
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